Comunicação aberta — A importância no ambiente de trabalho

janeiro 2, 2024

A comunicação aberta desempenha um papel fundamental no sucesso de um ambiente de trabalho. Porque através da comunicação clara e aberta, é possível promover a colaboração, a produtividade e a satisfação dos funcionários, além de impulsionar os resultados individuais e organizacionais. No entanto, desenvolver habilidades de comunicação no trabalho pode ser um desafio, especialmente com o aumento do trabalho remoto e híbrido. Neste artigo, e no próximo, exploraremos por que a comunicação é importante no ambiente de trabalho e como você pode desenvolver suas habilidades de comunicação e as de sua equipe.

Por que a comunicação aberta é importante no ambiente de trabalho?

A comunicação aberta no ambiente de trabalho tem muitos benefícios, tanto para os indivíduos como para as equipes e organizações. Vejamos algumas das razões pelas quais a comunicação é fundamental:

Moral e engajamento dos funcionários: uma comunicação clara e aberta melhora a moral dos funcionários e aumenta seu engajamento no trabalho. Pois, quando os funcionários se sentem ouvidos e valorizados, eles tendem a se dedicar mais ao trabalho e a contribuir com ideias e soluções inovadoras.
Colaboração e cooperação: A comunicação eficaz promove a colaboração e a cooperação entre as equipes. Porque, quando as informações são compartilhadas claramente e todos estão alinhados com os objetivos comuns, é mais fácil trabalhar em conjunto para alcançar resultados positivos.
Produtividade: Uma comunicação clara evita mal-entendidos e erros, levando a uma maior produtividade no trabalho. Assim, quando as informações são comunicadas abertamente, os funcionários podem realizar suas tarefas de maneira mais eficiente, economizando tempo e recursos.
Satisfação dos funcionários: uma comunicação aberta e transparente contribui para a satisfação dos funcionários. Ou seja, quando os funcionários se sentem informados sobre as decisões da empresa e têm a oportunidade de expressar suas opiniões, eles se sentem valorizados e mais satisfeitos em seu trabalho.
Resultados empresariais: A comunicação eficaz no ambiente de trabalho tem um impacto direto nos resultados empresariais. Pois, quando a comunicação é clara e aberta, os objetivos são alcançados com mais eficiência, os problemas são resolvidos de forma mais rápida e eficaz, e a empresa na totalidade se beneficia.

As diversas formas de comunicação no ambiente de trabalho

A comunicação no ambiente de trabalho pode ocorrer de diversas formas e em diferentes contextos. Exploraremos os principais tipos de comunicação comuns no ambiente de trabalho:

1. Comunicação de liderança

A comunicação de liderança envolve a transmissão de informações unidirecionalmente por parte dos líderes para suas equipes. Ou seja, essa comunicação pode ter como objetivo informar, atualizar, persuadir ou inspirar os colaboradores. Os líderes muitas vezes utilizam histórias para transmitir sua mensagem e motivar suas equipes.

2. Comunicação ascendente

A comunicação ascendente ocorre quando os gerentes e membros da equipe se comunicam com seus superiores ou com outros líderes que não fazem parte de sua cadeia de comando direta. Todavia, essa comunicação pode ocorrer por meio de memorandos, e-mails, relatórios ou reuniões regulares. É importante que esse tipo de comunicação seja considerado mais formal e bem estruturado.

3. Atualizações

As atualizações são comunicações breves que geralmente não são consideradas uma forma forte de comunicação. É recomendado o uso de um rastreador visual ou painel para fornecer informações claras e objetivas, enquanto o comentário verbal ou escrito pode ser usado para chamar a atenção dos envolvidos para o que é mais importante, como surpresas, obstáculos, riscos potenciais e vitórias.

4. Apresentações

As apresentações são eventos formais de comunicação que geralmente têm como público-alvo inúmeras pessoas e têm um alto grau de importância. As apresentações pretendem informar, influenciar e persuadir. Além disso, espera-se que sejam envolventes e informativas, já que muitas pessoas têm receio de falar em público.

5. Reuniões

As reuniões são uma parte crítica da estratégia de comunicação interna de uma empresa, independentemente do seu tamanho. Porque, elas podem ser grandes ou pequenas e desempenham um papel importante na comunicação de informações que podem ser mal interpretadas em outros formatos, como e-mails. Sendo assim, as melhores reuniões são altamente colaborativas e deixam os participantes sentindo-se energizados.

6. Comunicação aberta com clientes

A comunicação com os clientes pode ocorrer de várias formas, desde uma única interação até comunicações face a face, virtuais, faladas ou escritas. Contudo, em geral, todas as considerações em relação à comunicação entre os funcionários também se aplicam aos clientes. Nesse sentido, é importante planejar e entregar mensagens que atendam às necessidades dos clientes, da forma que eles preferirem, criando uma impressão positiva para a empresa e o produto.

7. Interações informais

As interações informais incluem os e-mails e chats do dia a dia, como pedidos de informações, solicitações e suporte. Além de impulsionar o trabalho da organização, essas comunicações informais têm objetivos secundários, como estabelecer conexões sociais, construir cultura, estabelecer confiança e encontrar pontos em comum.

Os benefícios da comunicação aberta no ambiente de trabalho

Quando os funcionários estão diretamente envolvidos nos produtos e iniciativas de trabalho, isso ajuda a promover um senso de propriedade em relação ao futuro da empresa. Ou seja, isso também os motiva a trabalhar para melhorar aspectos como a lucratividade da empresa, a satisfação do cliente e a marca.

Analisemos algumas maneiras pelas quais o desenvolvimento das habilidades de comunicação pode impactar diretamente o resultado de sua organização:

Impactos positivos da comunicação aberta para a empresa

Melhor engajamento: uma comunicação aberta resulta em maior engajamento dos funcionários, o que é uma métrica-chave para a produtividade e a retenção de talentos. Isso reforça que seus colaboradores são contribuintes essenciais e a empresa valoriza suas habilidades e experiência únicas.
Maior moral: membros da equipe com baixa satisfação no trabalho tendem a faltar mais e têm uma menor produtividade quando estão presentes. No entanto, quando um funcionário compreende claramente o trabalho que precisa ser realizado e como ele se conecta ao sucesso geral da equipe, ele traz mais energia e orgulho para o trabalho.
Aumento da produtividade: técnicas de comunicação aberta auxiliam os funcionários a compreender melhor suas funções, o que por sua vez os ajuda a desempenhar suas tarefas de forma mais eficiente. Recursos e tempo podem ser economizados através dessas técnicas, permitindo assim que mais trabalho seja realizado e reduzindo as tensões.
Redução da rotatividade: desde representantes de suporte ao cliente até funcionários técnicos de nível sênior, a experiência é um valor para os clientes e para a empresa. Afinal, nenhuma organização deseja desperdiçar os altos custos de recrutamento e treinamento de bons funcionários, que acabam deixando a empresa rapidamente. Nesse sentido, para minimizar estes riscos, a comunicação é um fator-chave na satisfação e no engajamento dos funcionários, agregando valor à organização ao reduzir a rotatividade de funcionários qualificados e experientes.
Maior lealdade: A longo prazo, manter funcionários por muitos anos pode fortalecer a empresa e impactar o resultado. Muitos cargos exigem anos de experiência antes que um funcionário tenha conhecimento suficiente para impulsionar a inovação, resolver problemas críticos e liderar outros. Como um funcionário se sente em relação à empresa, com base em como ele se sente tratado e valorizado como indivíduo, afeta sua lealdade.

Impactos positivos da comunicação aberta para os funcionários

Melhor colaboração: A maioria das empresas hoje utiliza tecnologias que não exigem que os membros da equipe estejam na mesma sala, no mesmo prédio ou até mesmo no mesmo país. Contudo, essa mudança apresenta novos desafios de comunicação, o que significa que os gestores podem facilitar a colaboração, auxiliando os grupos a se comunicarem efetivamente ao usar as tecnologias mais recentes.
Menos conflitos no local de trabalho: muitos conflitos têm origem na má comunicação. Uma comunicação deficiente pode criar relacionamentos negativos ou até mesmo ambientes de trabalho tensos, ou hostis. Estabelecer uma comunicação clara pode melhorar a cultura da empresa e evitar mal-entendidos entre gestores e funcionários. Isso inclui aprimorar estilos de comunicação que se concentram na escuta dos outros, na empatia e na consideração das diferenças individuais.
Maior motivação: psicólogos descobriram que, a menos que as pessoas entendam o “porquê” de um conceito, elas terão menos probabilidade de entendê-lo ou lembrá-lo.* O mesmo vale para muitos aspectos da vida profissional das pessoas. Sendo assim, como gestor, uma habilidade de comunicação fundamental é ouvir o “porquê” e dar continuidade com um “porquê”. Essa abordagem ajudará você a motivar os funcionários.

Comunicação aberta melhora o desempenho de todos

Portanto, a comunicação aberta é fundamental para o sucesso de qualquer ambiente de trabalho. Pois, ela promove a colaboração, a produtividade e a satisfação dos funcionários, além de impulsionar os resultados individuais e organizacionais. A comunicação aberta é uma habilidade essencial para o sucesso no ambiente de trabalho. Assim sendo, Quando as empresas promovem a comunicação aberta, elas criam um ambiente de trabalho mais produtivo, colaborativo e gratificante para todos. Neste artigo analisamos os diferentes tipos de comunicação no trabalho e seus benefícios. No próximo, veremos 8 maneiras de desenvolver habilidades de comunicação no trabalho e como melhorar a comunicação ao trabalhar remotamente. Até lá!

por Hernando Silva

Imagem de rawpixel.com no Freepik

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* “As informações e opiniões expressas neste artigo são de autoria pessoal e não devem ser consideradas conselhos profissionais. Se você estiver enfrentando problemas psicológicos e/ou emocionais e de baixa autoestima, é importante procurar ajuda de um profissional qualificado.”